Boganmeldelse: Fokus giver Frihed

“Fokus giver Frihed – gode råd om arbejdsmetoder i en verden fuld af forstyrrelser” er en gave til dig, der er blevet afhængig af dopamin-belønninger fra sociale medier eller en slave af din email og sms 24/7.

Denne anmeldelse beskriver, hvordan jeg på to uger efter at have læst bogen fandt nye, bedre arbejdsvaner og en fokuseret selvdisciplin – og deraf følgende effektivitet – jeg før ikke ville have troet var mulig.

At læse “Fokus giver frihed” af Pernille Garde Abildgaard er noget nær det bedste, jeg har gjort for mig selv i flere år. Derfor virker det måske underligt at åbne denne anmeldelse med at fortælle, at 2/3 af bogen kunne jeg personligt godt have undværet.

Det siger jeg ikke for at være tarvelig – det er blot en konstatering af, at bogen er ret unik i sin sammensætning, og at dens forskellige dele derfor med garanti også vil virke forskelligt på forskellige læsere. Og jeg kan se på de anmeldelser, Pernille modtager, at langt fra alle er enige med mig, og heldigvis for det.

15 kendte danskere om gode arbejdsvaner

Pernille indleder og afslutter “Fokus giver Frihed” med personlige erfaringer krydret med hjerneforskning og anden indsigt omkring, hvordan vores arbejdsliv har transformeret sig voldsomt de sidste 15-20 år. Imellem disse udgøres den store midte af bogen af interviews med 15 “forbilledlige” danskere, som det udtrykkes.

Det er den del, jeg personligt i store træk godt kunne have undværet – men jeg er sikker på, at mange andre læsere vil elske at spejle sig i eller lære fra bogens persongalleri. De 15 danskere er:

• Jimmy Maymann-Holler, tidligere CEO på Huffington Post
• Isabella Alonso de Vera Hindkjær, chefredaktør på Vice
• Ib Michael, forfatter
• Christian Jensen, chefredaktør på Politiken
• Merete Eldrup, CEO, TV2 Danmark
• Jeanette Fangel Løgstrup, koncerndirektør, Danske Bank
• Martin Thorborg, iværksætter
• Sheela Maini Søgaard, CEO, BIG (Bjarke Ingels Group)
• Katerina Pitzner, diamanthandler
• Anders Morgenthaler, filminstruktør og tegner
• Henrik Stenmann, CEO, IIH Nordic
• Eva Persson, advokat og partner
• Jacob Bøtter, iværksætter
• Anders Ibsen, ledelsesekspert
• Troels W. Kjær, hjerneforsker

“Mail er til faktuel kommunikation – ikke samtaler”

De 15 interviewpersoner fortæller ud fra deres forskellige baggrunde om deres arbejdsliv, og hvad de har gjort for at opbygge effektive og fokuserede arbejdsvaner. Det er vidt forskellige historier – fra Jimmy Maymann-Holler i et hæsblæsende, globalt medieliv til Ib Michaels meditative skriveprocesser i en strandhytte i Asien.

Og det var nok her, jeg stod af på mange af historierne, for jeg kunne ganske enkelt ikke relatere mig til personernes liv. Når Jimmy får flettet ind i en sidebemærkning, at han har tjent nok penge til, at han aldrig behøver at arbejde igen, så tænker jeg unægteligt, at den frihed, hvormed han kan tilrettelægge OM han arbejder, er fundamentalt forskellig fra min. Og så bliver hele diskussionen af gode vaner lidt skæv.

Men der er også en håndfuld guldkorn i bogens interviews. Jeg var specielt inspireret af Merete Eldrup og Jeanette Fangel Løgstrup, som havde mange kloge tanker om at minimere stress fra emails i arbejdslivet.

Særligt begejstret var jeg fx for Merete Eldrups geniale observation: “Mailen er til faktuel kommunikation. En mail må aldrig erstatte et møde eller en samtale”. Det kan lyde banalt, men jeg er i dén grad skyldig i at “føre samtaler på mail”, og efter at have læst bogen er jeg blevet pinligt opmærksom på, hvor meget tid det stjæler – fra mig og fra mange andre omkring mig.

Jeanette Fangel Løgstrups interview fascinerede mig også, fordi hun kommer med mange tankevækkende betragtninger og personlige erfaringer om at huske pauser, om at opnå “flow-tid” i sit arbejde, og om konstant at være sig bevidst om de vigtige ting og mål i livet, så tiden ikke bare sejler forbi.

Flow-tid og fordybelse (giver frihed)

Og nu er vi så tilbage ved, hvorfor jeg synes, “Fokus giver Frihed” er genial: Bogen åbnede mine øjne for væsentlige uvaner og gav mig samtidig et værktøj til at forbedre mig markant.

Uden at denne anmeldelse skal blive til et mini-referat af bogen, så kan jeg fortælle, at Pernille Garde Abildgaard i sin indledning og de afsluttende kapitler fik åbnet mine øjne for, hvordan jeg – som så mange andre – var blevet dybt afhængig af dopamin-kick fra endeløse notifikationer på sociale medier.

Og hvordan min koncentrationsevne faktisk var blevet så skræmmende lav, at selv når jeg ikke blev forstyrret af andre, så afbrød jeg mig selv konstant og gav mig til fx at tjekke Facebook, læse nyheder, svare på mails eller lignende.

Det er en væsentlig pointe i bogen – vores koncentrationsevne er generelt i bund, og skræmmende mange af os har mistet evnen til at lade være med at kaste os over noget andet, selv når vi er midt i en vigtig opgave. Bogen citerer et forskningsprojekt, hvor den gennemsnitlige arbejdstid uden afbrydelser er under tre minutter, og selv tog jeg mig i ofte at afbryde mig selv for et “fix” efter blot ti minutter – hele dagen igennem!!

Løsningen er blandt andet at sætte regler for sig selv – og så gradvist at træne sig selv til at blive bedre til at holde koncentrationen. En vigtig del af bogen beskriver, hvordan du med såkaldt zonedelt arbejde, samt begrænsning af emails og notifikationer, kan forbedre denne evne markant.

En anden løsning til at få mere fra hånden er såkaldt “flow-tid”, hvor du fordyber dig og lukker alle forstyrrelser ude – og derfor kan producere langt mere på kortere tid.

Indretningen af min nye arbejdsuge

Inspireret af “Fokus giver Frihed” har jeg udarbejdet nedenstående arbejdsskema til mig selv, som jeg nu bruger hver uge. Bogen fremhæver, at lister er en hjælp til at prioritere mellem “haster” og “vigtigt”, men der er mange måder at indrette sig på. Dette passer til mig, og du er velkommen til at kopiere skemaet eller bruge det som inspiration.

I toppen af skemaet angiver jeg hver uge de mindst to nye newbizz-kontakter, jeg fremover har lovet mig selv at tage. Newbizz og salg har altid været noget, jeg har udskudt så længe som muligt, fordi jeg ikke bryder mig synderligt om det. Men jeg har erkendt, at det ikke kan nytte noget, at det altid kommer bagerst i køen, fordi det skaber et stressende arbejdsliv med store udsving i mængden af opgaver. Den eneste løsning er et konstant flow (der var det ord igen!) af newbizz-møder, som kan holde min pipeline fyldt.

Dernæst er skemaets ugedage inddelt med max fem vigtige opgaver på en dag, dernæst fire mindre vigtige opgaver og så (måske) tre private gøremål – hvis der er tid til det.

Opgavernes længde kan veksle fra et hurtigt telefonopkald til en stor skrive- eller researchopgave. Skemaet hjælper til at få gjort det vigtigste først, og det er så en kunst ikke at fylde en dag med mere, end jeg realistisk kan nå.

Jeg laver skemaet hver weekend for en uge ad gangen. Når jeg starter ugen, er min bruttoliste over opgaver et godt sted at “parkere” ting, så jeg ikke glemmer dem, mens jeg fylder ugen ud. Og til højre skriver jeg de ting ned, som jeg kommer i tanke om i løbet af ugen, som skal løses senere.

Sidst, men ikke mindst, har jeg mine langsigtede mål remset op. Det, har jeg opdaget, har en fantastisk visualiserende effekt og fylder mig derfor med motivation. Det er også en daglig påmindelse om, jeg har nogle store langsigtede mål, som ikke må glemmes og drukne i “daglig drift”. Der skal være sammenhæng mellem det, som fylder meget i min uge, og hvad mine langsigtede mål er.

Fandt fokus på blot to uger

Med dette skema har jeg siden maj måned kørt et zonedelt arbejdsliv. Det betyder kort sagt, at der er zoner i min dag, som så vidt muligt er afsat til at komme i dybden med opgaver. Min nye rutine ser ca. sådan her ud:

• Jeg starter min dag kl. 08.00 med at tjekke mails og svare på de vigtigste, således at andre kan reagere i løbet af dagen. Jeg tjekker så vidt muligt ikke mail igen før lige før frokost og så sidst på dagen.
• Klokken 08.30 starter første zone på fem kvarter frem til klokken 09.45. Der tager jeg et kvarters pause til lige at hente vand og frugt, gå på toilettet, evt. tjekke vigtige telefonopkald.
• Klokken 10.00-11.15 har jeg så en fem kvarters zone mere, og så er jeg faktisk dér, hvor jeg har arbejdet dybt koncentreret i 2½ time allerede – og klokken er ikke engang halv tolv om formiddagen!

På de 2½ time når jeg faktisk mere, end jeg tidligere nåede på en hel arbejdsdag, hvor jeg konstant afbrød mig selv med at tjekke sociale medier, telefon, nyheder osv.

Principper for zonedelt arbejde

• Sluk notifikationer og mail, sæt tlf. på helt lydløs uden brummer – ingen forstyrrelser
• Læg zoner om morgenen / formiddagen, hvor du er mest frisk
• Brug eftermiddagen på mindre mentalt krævende opgaver – møder, betale regninger, opfølgning på diverse, telefonopkald osv.
• Lav zoner af høj-intensiv koncentration med små breaks, tjek IKKE mails eller sociale medier eller nettet eller andet, hvor du risikerer at gå i stå og blive hængende

Zonedelt arbejde hjælper mig til for alvor at komme i bund i de tungere opgaver, som for eksempel større skriveopgaver. Jeg har erfaret, at det faktisk er muligt at komme i en “flow”-tilstand, når bare jeg lægger telefonen helt væk, slukker mailprogrammet og modstår fristelsen til lige at tjekke ting på nettet. Jo længere tid, jeg arbejder koncentreret, desto lettere bliver det faktisk at komme endnu mere ned i opgaven.

Og tilbage til boganmeldelsen

Som du nok kan fornemme, er jeg stor fan af Pernille Garde Abildgaards “Fokus giver Frihed”. Hvis du læser den selv, finder du hurtigt ud af, om der er afsnit, som du har lyst til at skimme let hen over.

Og selv hvis du som jeg kun anvender dele af bogen, så koster den altså ikke mere end tre store fadøl i Nyhavn, så det overlever du nok 🙂

 

“Fokus giver Frihed– gode råd om arbejdsmetoder i en verden fuld af forstyrrelser” (2018), 208 sider, udgivet på Forlaget Frydenlund. Skrevet af forfatter, rådgiver og tidligere kommunikationschef Pernille Garde Abildgaard.

Forlagspris 269 kroner, men søg på nettet efter en god handel. I skrivende stund har Saxo.com den til 199,95 kroner.

Læs mere på forfatterens hjemmeside.